Configurar opciones Compartir

  • En la parte superior derecha del editor de documentos haz clic en el botón azul Compartir.
Compartir
  • En el cuadro de diálogo Configuración de uso compartido observa que la opción de Visibilidad es Privado. Cuando se crea un documento, se le asigna por defecto esta opción. Es decir: el propietario es el único que puede acceder al documento.
Configuración de uso compartido
  • Para modificar la Visibilidad del documento puedes hacer clic en el enlace Cambiar… En un documento de Google Docs se pueden establecer 3 niveles de Visibilidad:
  • Público en la Web. Cualquier usuario de Internet podría encontrar este documento (por ejemplo: a través del buscador de Google) y acceder a él sin necesidad de iniciar sesión en Google, es decir, de forma anónima.
  • Cualquier usuario que reciba el enlace. Cualquier usuario que reciba el enlace (por ejemplo: a través del correo electrónico) puede acceder al documento sin necesidad de iniciar sesión, es decir, de forma anónima. A diferencia de la anterior, este documento no será incluido en el motor de búsquedas de Google aunque podría aparecer si el enlace se referencia en una página web indexada por el buscador de Google.
    • Privado. Solo podrán acceder al documento aquellos usuarios Google a los que se les haya otorgado permisos de forma explícita.
Privado
  • En cada uno de los niveles de Visibilidad se pueden asignar los siguientes permisos:
  • Ver: solo es posible leer el documento.
  • Comentar: se pueden enviar comentarios al documento.
  • Editar: modificar el contenido del documento.
  • En este caso se describe el procedimiento para compartir el documento con un usuario Google concreto. Para ello en Opciones de visibilidad selecciona Privado y pulsa en Guardar.
  • En el panel Configuración del uso compartido, en la casilla Añadir a personas, introduce el correo electrónico de cada usuario con quien desees compartir el documento separados por comas.
Añadir a personas

Otra posibilidad es hacer clic en el enlace Elegir de los contactos. Para terminar clic en el botón Finalizado.

  • Para el usuario o usuarios cuyas direcciones de correo electrónico has introducido, puedes elegir el tipo de permisos asignado:
  • Puede ver. Los usuarios elegidos sólo podrán leer el documento.
  • Puede comentar. Los usuarios elegidos podrán además enviar comentarios al documento.
  • Puede editar. Los usuarios elegidos podrán modificar el documento.
  • Para completar el registro existen dos opciones alternativas:
  • Notificar a las personas por correo electrónico. Si marcas esta opción, se enviará un mensaje estándar al correo electrónico del usuario notificando que le das a compartir ese documento. Si pulsas en el enlace Añadir mensaje podrás personalizar este mensaje. Si desmarcas la opción Notificar … no se enviará ningún mensaje al usuario.
  • Si marcas la opción Enviarme una copia se remitirá al email del propietario una copia del mensaje enviado. Si se activa la opción Pegar el elemento en el correo electrónico se pegará el documento en el correo enviado.
Como notificar
  • Para terminar haz clic en el botón verde Compartir y guardar.
  • Se muestra el cuadro Quién tiene acceso donde se mostrará el listado de usuarios con quienes estamos compartiendo ese documento.
Quien tiene acceso
  • Para cada usuario se indica si es propietario, puede editar, comentar o sólo ver. Para modificar el tipo de permiso sobre el documento despliega el combo que acompaña a la línea correspondiente al email de ese usuario y elige otra opción. Para eliminar un usuario haz clic en el botón “X” situado a la derecha de esa persona. Es posible pasar la propiedad del documento a otro usuario seleccionando en este combo la opción “Es propietario”.
Permisos a usuarios
  • Es posible configurar permisos adicionales a los usuarios definidos. Para ello haz clic en el enlace Cambiar que acompaña a la expresión “Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos”.
Cambiar
  • En el panel Configuración de uso compartido se puede optar por dos opciones:
  • Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos.
  • Solo el propietario puede cambiar los permisos.
Configuración de uso compartido
  • Para cerrar este panel haz clic en Guardar.
IDevice Icon

Limitaciones de compartir

  • En Google Docs se puede compartir un documento con visibilidad Privado con un máximo de 200 usuarios entre lectores, comentaristas y editores.
  • Cuando se está editando un documento a la vez que otro colaborador, su nombre aparece en la ventana de edición.
  • Un documento, hoja de cálculo o dibujo puede ser modificado y visto simultáneamente por un máximo de 50 usuarios. El límite para una presentación es de 10 usuarios.

  • Para cerrar el editor del documento y volver al gestor de archivos de GDocs basta con cerrar la pestaña que contiene el editor.
  • De regreso al administrador de archivos de Google Docs verás que se ha creado una entrada del documento creado.
Se ha creado una ventana del documento creado